Menjalankan usaha online memang terlihat praktis. Pesanan masuk melalui marketplace, pembayaran diterima secara digital, dan promosi bisa dilakukan lewat media sosial. Namun, pernahkah kamu merasa penjualan cukup ramai, tetapi uang yang tersisa justru tidak jelas ke mana perginya?
Masalah ini sering terjadi ketika pelaku usaha belum memiliki sistem pembukuan yang teratur. Uang hasil penjualan tercampur dengan kebutuhan pribadi, biaya operasional tidak dicatat, dan keuntungan hanya diperkirakan berdasarkan jumlah transaksi. Akibatnya, pemilik usaha kesulitan mengetahui kondisi bisnis yang sebenarnya.
Padahal, laporan keuangan usaha online berperan penting untuk membantu pelaku usaha memantau pemasukan, pengeluaran, keuntungan, serta perkembangan bisnis. Kabar baiknya, pembukuan tidak harus dimulai dengan sistem yang rumit. Kamu bisa membangunnya secara bertahap sesuai kebutuhan usaha.
Mulai dari Mana Jika Belum Memiliki Pembukuan?
Langkah pertama adalah memahami aliran uang dalam bisnis. Sebelum memilih aplikasi atau membuat tabel pencatatan, tentukan terlebih dahulu informasi apa saja yang perlu dicatat. Dengan begitu, setiap transaksi memiliki tujuan pencatatan yang jelas.
Berikut beberapa langkah awal yang bisa diterapkan:
- Pisahkan uang pribadi dan uang usaha. Cara ini membantu mengetahui dana yang benar-benar digunakan untuk operasional bisnis.
- Catat setiap transaksi. Masukkan pemasukan dari penjualan serta pengeluaran seperti pembelian stok, biaya pengiriman, iklan, dan biaya administrasi marketplace.
- Simpan bukti transaksi. Nota, riwayat transfer, dan bukti pembayaran dapat membantu memeriksa kembali pencatatan.
- Tentukan jadwal pencatatan. Luangkan waktu setiap hari agar transaksi tidak menumpuk dan terlupakan.
Kebiasaan sederhana tersebut menjadi fondasi pembukuan yang lebih tertib. Jika dilakukan secara konsisten, pemilik usaha akan lebih mudah memantau kondisi keuangan tanpa harus mengingat setiap transaksi satu per satu.
Kenali Jenis Laporan yang Dibutuhkan Bisnis Online
Setelah transaksi tercatat, langkah berikutnya adalah menyusun informasi tersebut menjadi laporan yang mudah dipahami. Setiap laporan memiliki fungsi berbeda, sehingga pemilik usaha dapat melihat kondisi bisnis dari beberapa sudut pandang.
Beberapa laporan yang penting untuk diperhatikan meliputi:
- Laporan laba rugi, untuk mengetahui pendapatan, beban, dan keuntungan atau kerugian selama periode tertentu.
- Laporan arus kas, untuk memantau uang yang masuk dan keluar dari aktivitas usaha.
- Laporan posisi keuangan, untuk mengetahui aset, kewajiban, dan modal usaha pada waktu tertentu.
Sebagai contoh, toko online memperoleh penjualan Rp5.000.000 dalam satu bulan. Jika total harga pokok barang terjual dan biaya usaha mencapai Rp3.500.000, keuntungan sebelum pajak dan komponen lain yang relevan adalah Rp1.500.000.
Namun, angka penjualan tidak selalu sama dengan uang yang tersedia. Sebagian pembayaran mungkin masih diproses marketplace, sedangkan biaya pembelian stok berikutnya perlu dipersiapkan. Karena itu, laporan laba rugi dan laporan arus kas perlu dipahami secara berbeda.
Saatnya Memilih Cara Pencatatan yang Sesuai
Tidak semua usaha membutuhkan perangkat lunak akuntansi yang kompleks. Bisnis yang baru berjalan dapat memulai pembukuan menggunakan spreadsheet, kemudian beralih ke aplikasi yang lebih sesuai ketika jumlah transaksi meningkat.
Pada tahap ini, penting untuk memahami hubungan antara pencatatan transaksi, pengelompokan akun, dan penyusunan laporan keuangan. Bagi calon mahasiswa yang ingin mempelajari keterampilan tersebut secara lebih terarah, Ma’soem University menyediakan program studi S1 Bisnis Digital dan S1 Sistem Informasi, serta D3 Komputerisasi Akuntansi. Ketiganya menawarkan bidang pembelajaran yang relevan dengan kebutuhan bisnis, sistem informasi, dan pengelolaan informasi akuntansi. Informasi mengenai perkuliahan dapat ditanyakan melalui Admin Univ Ma’soem di nomor +62 851 8563 4253.
Hindari Kesalahan yang Membuat Laporan Tidak Akurat
Sistem pembukuan tidak akan banyak membantu apabila data yang dimasukkan tidak lengkap atau tidak diperiksa kembali. Kesalahan kecil yang dibiarkan terus-menerus dapat membuat laporan keuangan sulit digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan.
Misalnya, pemilik usaha mencatat seluruh uang yang diterima sebagai keuntungan. Padahal, uang tersebut masih perlu digunakan untuk membayar modal barang, biaya pengiriman, promosi, dan pengeluaran lainnya.
Agar masalah tersebut tidak berulang, lakukan beberapa kebiasaan berikut:
- Periksa kesesuaian catatan dengan bukti transaksi.
- Bedakan pendapatan, modal, utang, dan pengeluaran.
- Rekonsiliasi saldo kas atau rekening secara berkala.
- Evaluasi laporan setiap akhir minggu atau bulan.
Jika ditemukan perbedaan angka, telusuri sumbernya sebelum membuat keputusan bisnis. Jangan langsung menganggap usaha mengalami keuntungan atau kerugian hanya berdasarkan saldo rekening.
Gunakan Data Keuangan untuk Menentukan Strategi Bisnis
Laporan keuangan bukan sekadar kumpulan angka untuk memenuhi kebutuhan administrasi. Informasi di dalamnya dapat membantu pelaku usaha menentukan langkah berikutnya.
Contohnya, laporan menunjukkan bahwa biaya iklan meningkat, tetapi penjualan tidak mengalami perubahan berarti. Pemilik usaha dapat mengevaluasi strategi promosi, memilih saluran pemasaran yang lebih efektif, atau meninjau kembali produk yang ditawarkan.
Sebaliknya, apabila penjualan meningkat tetapi arus kas semakin ketat, pemilik usaha perlu memeriksa persediaan, waktu penerimaan pembayaran, dan kewajiban yang harus dibayar. Dengan demikian, keputusan bisnis dibuat berdasarkan informasi yang tercatat, bukan hanya perkiraan.
Bangun Kemampuan Mengelola Keuangan Sejak Dini
Membuat laporan keuangan usaha online memang membutuhkan ketelitian, tetapi keterampilan ini bisa dipelajari melalui latihan yang konsisten. Mulailah dengan mencatat transaksi, memahami jenis laporan, kemudian berlatih membaca hasilnya untuk menentukan strategi bisnis.
Bagi mahasiswa yang tertarik mendalami bisnis digital, sistem informasi, atau akuntansi komputerisasi, belajar secara terstruktur dapat membantu memahami proses tersebut secara lebih menyeluruh. Ma’soem University dapat menjadi salah satu pilihan untuk mempelajari bidang-bidang yang berkaitan dengan kebutuhan tersebut.
Dengan pembukuan yang rapi, pemilik usaha tidak perlu lagi menebak-nebak ke mana uang bisnis pergi. Setiap transaksi menjadi informasi yang berguna, setiap laporan membantu membaca kondisi usaha, dan setiap keputusan memiliki dasar yang lebih jelas untuk mendukung pertumbuhan bisnis.
