WhatsApp sudah menjadi jalur komunikasi sehari-hari, termasuk antara mahasiswa dan dosen. Kepraktisannya membuat banyak mahasiswa baru merasa nyaman mengirim pesan kapan saja, tanpa memikirkan perbedaan konteks antara chat santai dan komunikasi akademik. Padahal, meski medianya sama, chat ke dosen tetap tunduk pada norma kesopanan yang berbeda dari chat ke teman. Kesalahan kecil dalam chat bisa menimbulkan kesan kurang sopan, bahkan membuat dosen enggan merespons.
Bagi mahasiswa baru, masa transisi ke dunia kuliah memang rawan kesalahan komunikasi. Mereka terbiasa berkomunikasi santai dengan guru di sekolah, lalu membawa kebiasaan itu ke kampus tanpa menyesuaikan diri. Akibatnya, muncul berbagai kesalahan chat yang tampak sepele tetapi berdampak pada reputasi. Artikel ini membahas empat kesalahan chat ke dosen via WhatsApp yang paling sering dilakukan mahasiswa baru, mengapa hal itu bermasalah, dan bagaimana cara memperbaikinya agar komunikasi tetap lancar sekaligus sopan.
Mengapa Chat ke Dosen Berbeda dengan Chat ke Teman
Sebelum membahas kesalahannya, penting memahami mengapa chat ke dosen punya aturan tersendiri. Ada beberapa alasan yang mendasarinya:
- Relasi kuasa yang berbeda. Dosen bukan teman sebaya. Ada posisi akademik yang menuntut penghormatan, meskipun komunikasinya dilakukan lewat aplikasi santai.
- Konteks akademik. Chat ke dosen biasanya menyangkut hal penting seperti nilai, tugas, atau bimbingan, bukan obrolan ringan.
- Jejak digital. Pesan WhatsApp bisa disimpan, diteruskan, atau dibaca ulang. Apa yang Anda kirim hari ini bisa menjadi rujukan di masa depan.
- Kesan profesional. Cara Anda berkomunikasi lewat chat mencerminkan kedewasaan dan kesiapan Anda menghadapi dunia kerja.
Poin-poin ini sejalan dengan pembahasan mengenai kebiasaan sederhana yang membantu adaptasi di kampus, di mana penyesuaian diri dalam komunikasi adalah bagian penting dari transisi menjadi mahasiswa. Mahasiswa yang cepat beradaptasi dengan norma komunikasi kampus akan lebih lancar menjalani perkuliahan.
Kesalahan Pertama: Mengirim Pesan di Luar Jam Wajar
Salah satu kesalahan paling umum adalah mengirim chat ke dosen di luar jam wajar, misalnya tengah malam atau dini hari. Bagi mahasiswa, mengirim pesan saat ide muncul mungkin terasa efisien. Namun bagi dosen, pesan tengah malam bisa mengganggu waktu istirahat dan menimbulkan kesan kurang peka.
Mengapa ini bermasalah:
- Dosen punya kehidupan pribadi di luar jam kerja.
- Pesan tengah malam sering terbaca sebagai tuntutan untuk segera dijawab.
- Kebiasaan ini menciptakan kesan bahwa mahasiswa tidak mempertimbangkan waktu orang lain.
Solusinya sederhana: kirim pesan pada jam kerja yang wajar, misalnya antara pukul 08.00 dan 17.00. Jika ide muncul di luar jam tersebut, tulis draf pesan dan kirim keesokan harinya. Kebiasaan menunda pengiriman ini melatih kedisiplinan dan kesadaran akan konteks, dua hal yang sangat berharga dalam komunikasi profesional.
Kesalahan Kedua: Membuka Chat Tanpa Menyebut Identitas
Kesalahan berikutnya adalah mengirim pesan tanpa menyebut identitas. Mahasiswa baru sering mengira dosen sudah menyimpan nomornya, padahal kenyataannya tidak. Dosen bisa menerima pesan dari puluhan mahasiswa yang berbeda, dan tanpa identitas, pesan tersebut sulit dikontekstualisasikan.
Ciri-ciri pesan tanpa identitas:
- Langsung bertanya tanpa salam atau perkenalan.
- Hanya mengirim “Pak” atau “Bu” tanpa penjelasan.
- Tidak menyebut nama, program studi, atau mata kuliah.
- Menggunakan nomor yang belum pernah berkomunikasi sebelumnya.
Dosen yang menerima pesan seperti ini harus bertanya balik siapa pengirimnya, dan itu memakan waktu. Solusinya, biasakan membuka chat dengan salam singkat, nama lengkap, program studi, dan mata kuliah. Contoh: “Selamat pagi, Pak. Saya Dinda, mahasiswa Manajemen angkatan 2023, mata kuliah Manajemen Keuangan kelas A.” Pembuka seperti ini langsung memberi dosen konteks yang dibutuhkan.
Kesalahan Ketiga: Menggunakan Bahasa Terlalu Santai atau Singkatan
Mahasiswa baru sering membawa gaya chat ke teman ke dalam komunikasi dengan dosen. Singkatan seperti “otw,” “gpp,” “bgt,” atau “makasih” terasa wajar di grup pertemanan, tetapi kurang pantas untuk chat ke dosen. Begitu pula dengan penggunaan emoji berlebihan, huruf kapital semua, atau tanda baca yang berantakan.
Mengapa ini bermasalah:
- Bahasa santai bisa terbaca sebagai kurang menghormati.
- Singkatan menyulitkan dosen memahami pesan, terutama jika konteksnya akademik.
- Emoji berlebihan membuat pesan terasa tidak serius.
- Huruf kapital semua terbaca seperti berteriak.
Solusinya, gunakan bahasa yang sopan dan mudah dipahami. Tulis pesan dengan kalimat lengkap, meskipun singkat. Hindari singkatan tidak baku dan batasi penggunaan emoji. Jika pesan menyangkut hal penting, seperti permohonan izin atau pertanyaan akademik, gunakan bahasa yang lebih formal. Perbedaan gaya ini bukan soal kaku atau tidak kaku, melainkan soal menyesuaikan diri dengan konteks.
Kebiasaan berkomunikasi dengan bahasa yang sesuai konteks ini penting untuk dilatih sejak awal kuliah. Ia tidak hanya berguna untuk chat ke dosen, tetapi juga untuk komunikasi dengan atasan, klien, atau rekan kerja nanti. Prinsipnya sama: pahami audiens dan sesuaikan gaya komunikasi.
Kesalahan Keempat: Menuntut Balasan Cepat atau Mengulang Pesan Berlebihan
Kesalahan terakhir yang sering terjadi adalah menuntut balasan cepat. Mahasiswa baru kadang mengirim pesan, lalu beberapa menit kemudian mengirim lagi dengan tanda tanya, atau bahkan menelepon berkali-kali. Perilaku ini menimbulkan tekanan pada dosen dan terkesan tidak sabar.
Mengapa ini bermasalah:
- Dosen punya banyak tanggung jawab selain membalas chat.
- Pesan berulang terasa seperti tuntutan, bukan permintaan.
- Menelepon tanpa izin terlebih dahulu dianggap kurang sopan dalam konteks akademik.
- Kebiasaan ini menciptakan kesan bahwa mahasiswa tidak menghargai waktu dosen.
Solusinya, beri waktu yang wajar untuk balasan, misalnya satu sampai dua hari kerja. Jika pesan mendesak, sampaikan alasannya dengan sopan, misalnya “Mohon maaf mengganggu, saya perlu konfirmasi karena tenggat besok.” Hindari mengirim pesan berulang hanya karena belum dibalas. Jika memang perlu diulang, tunggu setidaknya satu hari dan sampaikan dengan sopan.
Membiasakan diri bersabar menunggu balasan juga melatih pengendalian diri. Dalam dunia kerja nanti, kemampuan menunggu dan tidak menuntut respons instan akan sangat berharga, terutama saat berkomunikasi dengan atasan atau klien.
Membangun Kebiasaan Chat yang Sopan Sejak Awal
Keempat kesalahan di atas bukan hal yang sulit diperbaiki. Kuncinya adalah kesadaran dan kebiasaan. Beberapa langkah praktis yang bisa Anda terapkan:
- Tulis draf sebelum mengirim. Baca ulang pesan dari sudut pandang dosen, lalu perbaiki jika perlu.
- Sebutkan identitas di setiap pesan awal. Ini membantu dosen mengingat siapa Anda.
- Sesuaikan bahasa dengan konteks. Gunakan bahasa sopan untuk hal akademik, dan hindari singkatan tidak baku.
- Kirim di jam wajar. Hindari tengah malam atau akhir pekan kecuali mendesak.
- Beri waktu untuk balasan. Jangan menuntut respons instan.
- Simpan riwayat chat. Ini berguna jika Anda perlu merujuk kesepakatan sebelumnya.
Kebiasaan-kebiasaan ini sejalan dengan prinsip komunikasi akademik yang sehat, di mana mahasiswa dan dosen saling menghormati peran masing-masing. Pola komunikasi yang baik akan memperlancar seluruh proses perkuliahan, termasuk saat Anda membutuhkan bimbingan atau rekomendasi di kemudian hari. Universitas Ma’soem melalui lima fakultas unggulannya, yaitu Fakultas Teknik (Teknik Informatika dan Teknik Industri), Fakultas Komputer, Fakultas Pertanian, Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam, serta Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, membiasakan mahasiswa untuk berkomunikasi secara sopan dan profesional sejak dini agar siap menghadapi dunia kerja.
Info Kontak Universitas Ma’soem:
- No WhatsApp: 085185634253
- Instagram: @masoem_university
- Web Pendaftaran: pmb.masoemuniversity.com
