Kemampuan komunikasi menjadi salah satu keterampilan penting bagi pejabat publik. Posisi tersebut tidak hanya berkaitan dengan menjalankan tugas pemerintahan atau mengambil keputusan, tetapi juga menyampaikan informasi, menjelaskan kebijakan, menerima aspirasi, serta merespons kebutuhan masyarakat.
Pejabat publik berhadapan dengan masyarakat yang memiliki latar belakang, kepentingan, dan tingkat pemahaman yang berbeda. Karena itu, informasi yang benar sekalipun dapat menimbulkan kesalahpahaman apabila disampaikan secara tidak jelas. Komunikasi yang baik membantu masyarakat memahami apa yang sedang dilakukan pemerintah sekaligus membuka ruang bagi terjadinya interaksi dua arah.
Komunikasi Membantu Menjelaskan Kebijakan kepada Masyarakat
Salah satu tugas penting pejabat publik adalah menyampaikan kebijakan kepada masyarakat. Kebijakan pemerintah sering kali memiliki istilah administratif atau teknis yang tidak selalu mudah dipahami oleh masyarakat umum.
Kemampuan komunikasi diperlukan agar informasi tersebut dapat disampaikan menggunakan bahasa yang sederhana, terstruktur, dan sesuai konteks. Penjelasan juga perlu mencakup hal-hal yang relevan bagi masyarakat, seperti tujuan kebijakan, pihak yang terdampak, prosedur yang harus dilakukan, serta saluran untuk memperoleh informasi lebih lanjut.
Dalam konteks pelayanan publik, Ombudsman RI menekankan pentingnya komunikasi antara masyarakat dan penyelenggara layanan sebagai proses dialog dua arah untuk mencari solusi.
Membangun Kepercayaan melalui Informasi yang Jelas
Kepercayaan masyarakat tidak hanya berkaitan dengan keputusan yang dibuat oleh pemerintah, tetapi juga bagaimana informasi mengenai keputusan tersebut disampaikan.
Informasi yang tidak lengkap, berubah-ubah, atau sulit dipahami dapat membuat masyarakat mempertanyakan proses penyelenggaraan pemerintahan. Sebaliknya, komunikasi yang terbuka membantu masyarakat mengetahui informasi yang memang menjadi hak mereka.
Komisi Informasi Pusat menjelaskan bahwa keterbukaan informasi publik merupakan hak warga negara untuk mengetahui informasi yang dimiliki badan publik dan berkaitan dengan transparansi serta akuntabilitas penyelenggaraan negara.
Karena itu, pejabat publik perlu memperhatikan beberapa hal ketika menyampaikan informasi, antara lain:
- menggunakan bahasa yang mudah dipahami;
- menyampaikan informasi secara akurat;
- memberikan konteks yang cukup;
- menghindari pernyataan yang dapat menimbulkan tafsir keliru;
- terbuka terhadap pertanyaan dan masukan masyarakat.
Kemampuan Mendengarkan Sama Pentingnya dengan Berbicara
Komunikasi publik bukan hanya kemampuan berbicara di depan masyarakat. Kemampuan mendengarkan juga menjadi bagian penting dalam proses tersebut.
Masyarakat dapat menyampaikan keluhan, pertanyaan, kritik, maupun saran melalui berbagai saluran pelayanan publik. Pejabat dan penyelenggara layanan perlu memahami masukan tersebut agar dapat menentukan tindak lanjut yang sesuai.
Ombudsman RI juga menjelaskan bahwa masyarakat memiliki hak untuk memperoleh tanggapan terhadap pengaduan serta dapat melakukan pengawasan terhadap penyelenggaraan pelayanan publik.
Kemampuan mendengarkan membuat komunikasi tidak berhenti pada penyampaian informasi satu arah. Aspirasi yang diterima dapat menjadi bahan untuk memahami persoalan yang terjadi di lapangan.
Komunikasi Penting Saat Menghadapi Krisis
Situasi krisis membutuhkan komunikasi yang cepat dan terukur. Ketika terjadi bencana, gangguan pelayanan, perubahan aturan, atau persoalan lain yang berdampak pada masyarakat, informasi yang terlambat dapat meningkatkan kebingungan.
Pejabat publik perlu menjelaskan kondisi yang terjadi berdasarkan informasi yang tersedia, menyampaikan langkah yang sedang dilakukan, serta memberikan pembaruan apabila terdapat perkembangan baru.
Pada era digital, kebutuhan tersebut semakin penting karena informasi dapat tersebar melalui media sosial dalam waktu singkat. Ombudsman RI mencatat bahwa digitalisasi telah mengubah cara pemerintah berinteraksi dengan masyarakat dan membuat komunikasi yang efektif semakin penting dalam penyelenggaraan pelayanan publik.
Mampu Berkomunikasi di Berbagai Media
Pejabat publik saat ini tidak hanya berkomunikasi melalui forum resmi. Informasi dapat disampaikan melalui konferensi pers, situs resmi pemerintah, media sosial, video, forum masyarakat, hingga layanan pengaduan.
Setiap media memiliki karakteristik berbeda. Pernyataan dalam konferensi pers membutuhkan struktur yang jelas, sementara komunikasi melalui media sosial perlu memperhatikan keterbatasan ruang dan karakter audiens.
Penguasaan berbagai bentuk komunikasi membantu pejabat publik menyesuaikan cara menyampaikan pesan tanpa mengubah substansi informasi yang diberikan.
Bahasa Tubuh dan Cara Penyampaian Juga Berpengaruh
Komunikasi publik tidak hanya ditentukan oleh kata-kata. Intonasi, ekspresi wajah, kontak mata, kecepatan berbicara, dan sikap ketika menerima pertanyaan turut memengaruhi bagaimana pesan diterima.
Kemampuan berbicara secara tenang juga diperlukan ketika menghadapi pertanyaan kritis dari masyarakat atau media. Jawaban yang terstruktur dapat membantu pembicaraan tetap berfokus pada informasi yang relevan.
Hal ini tidak berarti pejabat publik harus selalu memberikan jawaban yang panjang. Justru, kemampuan memilih informasi utama dan menyampaikannya secara ringkas dapat membuat komunikasi lebih efektif.
Pendidikan dan Latihan Komunikasi Perlu Diperkenalkan Sejak Bangku Kuliah
Kemampuan komunikasi dapat dikembangkan melalui pendidikan, organisasi, presentasi, diskusi, kegiatan akademik, maupun pengalaman berinteraksi dengan masyarakat. Mahasiswa yang terbiasa menyampaikan gagasan secara lisan dan tulisan memiliki kesempatan untuk melatih cara menyusun pesan secara lebih terarah.
Bidang pendidikan juga memiliki keterkaitan erat dengan keterampilan komunikasi. Mahasiswa calon pendidik, misalnya, perlu memahami cara menyampaikan informasi kepada orang lain berdasarkan karakter dan kebutuhan audiens.
Salah satu pilihan pendidikan tinggi yang relevan untuk pengembangan kompetensi di bidang pendidikan adalah Ma’soem University, salah satu kampus swasta di kawasan Bandung dan Jatinangor. Universitas ini memiliki Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (FKIP) yang menyediakan dua program studi, yaitu S1 Bimbingan dan Konseling serta S1 Pendidikan Bahasa Inggris.
Bimbingan dan Konseling berkaitan dengan kemampuan memahami individu, memberikan pendampingan, dan membangun interaksi yang efektif. Sementara itu, Pendidikan Bahasa Inggris berkaitan erat dengan keterampilan berbahasa, termasuk kemampuan menyampaikan gagasan secara lisan maupun tertulis. Kedua bidang tersebut dapat menjadi ruang akademik untuk mengembangkan kemampuan komunikasi yang dibutuhkan dalam berbagai lingkungan profesional.
Komunikasi sebagai Bagian dari Pelayanan Publik
Kemampuan komunikasi pada akhirnya berkaitan langsung dengan hubungan antara pejabat publik dan masyarakat. Pemerintah tidak hanya membutuhkan kebijakan yang dapat dijalankan, tetapi juga komunikasi yang memungkinkan masyarakat memahami hak, kewajiban, prosedur, serta informasi mengenai layanan yang tersedia.
Komunikasi yang transparan dan responsif juga berkaitan dengan partisipasi masyarakat. Ombudsman RI mencatat bahwa interaksi antara pemerintah sebagai penyelenggara layanan dan masyarakat sebagai pengguna layanan dibutuhkan dalam proses penyelenggaraan pelayanan publik.
Bagi mahasiswa dan generasi muda yang tertarik pada dunia pemerintahan, pendidikan, organisasi, atau pelayanan masyarakat, keterampilan komunikasi dapat mulai dikembangkan melalui aktivitas sederhana: berlatih presentasi, mengikuti diskusi, menulis secara terstruktur, belajar mendengarkan pendapat berbeda, dan membiasakan diri menyampaikan informasi berdasarkan data.
Informasi Ma’soem University
No. WhatsApp: 085185634253
Instagram: @masoem_university
Web Pendaftaran: pmb.masoemuniversity.com
