Bagi mahasiswa teknik yang sedang mengerjakan proyek kelompok atau riset kolaboratif, mengirim file PDF jurnal satu per satu melalui grup chat sangatlah tidak efisien. Selain menghabiskan ruang penyimpanan, hal ini sering kali membuat data referensi menjadi berantakan karena setiap orang memiliki catatan atau metadata yang berbeda-beda.
Di lingkungan akademik yang menuntut kerja sama tim yang solid, menggunakan fitur kolaborasi di Mendeley adalah solusi cerdas untuk menjaga keseragaman data riset. Berikut adalah trik teknis menggunakan Mendeley agar library jurnal kamu bisa diakses bersama oleh seluruh anggota tim:
1. Gunakan Fitur “Private Groups”
Mendeley memiliki fitur Private Groups yang memungkinkan kamu berbagi referensi dan file PDF secara privat. Hanya anggota yang diundang yang bisa melihat dan mengunduh dokumen di dalamnya.
- Klik “New Group” pada panel sebelah kiri Mendeley.
- Beri nama grup yang spesifik (misal: Proyek Robotika Kelompok 3).
- Pilih opsi “Private” agar file PDF bisa ikut dibagikan. Di grup publik, kamu hanya bisa berbagi daftar referensi tanpa file PDF-nya karena aturan hak cipta.
2. Undang Anggota Tim via Email
Setelah grup dibuat, masukkan alamat email anggota timmu. Pastikan mereka juga sudah memiliki akun Mendeley. Begitu mereka menerima undangan, folder grup tersebut akan muncul di aplikasi Mendeley mereka masing-masing. Sinkronisasi ini memastikan bahwa apa pun yang kamu masukkan ke folder tersebut akan otomatis muncul di laptop anggota tim lainnya.
3. Berbagi Catatan dengan “Shared Annotations”
Salah satu keunggulan utama kolaborasi di Mendeley adalah fitur anotasi bersama. Jika kamu menyoroti (highlight) bagian penting atau menambahkan catatan (sticky notes) pada sebuah jurnal di dalam folder grup, anggota tim lain bisa langsung melihat catatan tersebut. Hal ini sangat membantu dalam membagi tugas membaca referensi tanpa perlu melakukan rapat koordinasi yang lama.
4. Sinkronisasi Metadata yang Seragam
Sering kali dalam tugas kelompok, daftar pustaka menjadi berantakan karena setiap anggota memiliki format sitasi yang berbeda. Dengan Private Groups, semua anggota menggunakan metadata yang sama dari satu sumber. Jika kamu sudah merapikan judul atau tahun jurnal di folder grup, maka saat anggota lain melakukan sitasi di Microsoft Word, hasilnya akan langsung rapi dan seragam.
5. Pantau Pembaruan dengan Tombol “Sync”
Pastikan setiap anggota tim rajin menekan tombol “Sync” (Sinkronisasi) di pojok kiri atas aplikasi. Ini penting agar setiap jurnal baru yang ditambahkan oleh ketua tim atau anggota lain segera terunduh ke perangkat masing-masing. Cara ini jauh lebih aman dan teratur daripada sekadar berbagi tautan Google Drive yang sering kali filenya tidak terbaca oleh aplikasi referensi.
Bekerja dalam tim dengan sistem yang terorganisir adalah simulasi nyata dari dunia industri profesional. Dengan manajemen referensi yang terpusat di atmosfer belajar yang suportif, pengerjaan riset kelompok akan menjadi lebih cepat dan minim kesalahan teknis.
Ingin tahu bagaimana cara mengelola hak akses (admin vs member) di grup Mendeley agar folder riset kamu tetap aman dari terhapus secara tidak sengaja? Cek panduannya di:
- Website: masoemuniversity.ac.id
- Instagram: @masoem_university
