Memulai bisnis kecil membutuhkan strategi yang tepat, terutama dalam mengatur modal dan persediaan barang. Salah satu keputusan yang sering muncul adalah memilih sistem pre-order (PO) atau ready stock. Keduanya memiliki cara kerja, keuntungan, dan risiko yang berbeda sehingga perlu disesuaikan dengan kondisi bisnis.
Bagi pemula, pilihan sistem penjualan bukan hanya soal bagaimana produk sampai ke pelanggan. Sistem tersebut juga berkaitan dengan kemampuan mengelola modal, memperkirakan permintaan, menjaga kepuasan konsumen, dan mengatur arus kas.
Mengenal Sistem Pre-Order dan Ready Stock
Pre-order merupakan sistem penjualan ketika pelanggan melakukan pemesanan terlebih dahulu sebelum produk tersedia atau diproduksi dalam jumlah tertentu. Penjual biasanya menentukan periode pemesanan, mengumpulkan pesanan, kemudian membeli atau memproduksi barang sesuai jumlah permintaan.
Sistem ini banyak digunakan untuk produk seperti pakaian, makanan tertentu, kerajinan, merchandise, hingga barang yang dibuat secara khusus. Pembeli biasanya perlu menunggu beberapa hari atau minggu sesuai estimasi yang diberikan penjual.
Sementara itu, ready stock berarti produk sudah tersedia sebelum pelanggan melakukan pembelian. Barang dapat langsung diproses dan dikirim selama stok masih tersedia.
Perbedaan tersebut membuat kebutuhan modal keduanya cukup berbeda. Pre-order cenderung mengurangi kebutuhan menyimpan banyak persediaan, sedangkan ready stock membutuhkan modal lebih besar untuk menyediakan barang sejak awal.
Kelebihan Pre-Order untuk Bisnis Pemula
Bagi bisnis kecil yang masih memiliki modal terbatas, pre-order dapat menjadi salah satu pilihan untuk mengurangi risiko persediaan. Penjual tidak harus membeli atau memproduksi barang dalam jumlah besar sebelum mengetahui tingkat permintaannya.
Beberapa keuntungan sistem pre-order antara lain:
- Modal persediaan lebih terkendali. Barang dapat dibeli atau dibuat berdasarkan jumlah pesanan yang masuk.
- Risiko stok menumpuk lebih rendah. Penjual tidak terlalu banyak menyimpan produk yang belum tentu terjual.
- Bisa menguji minat pasar. Jumlah pesanan dapat menjadi gambaran awal mengenai ketertarikan konsumen terhadap suatu produk.
- Cocok untuk produk custom. Barang yang membutuhkan ukuran, warna, desain, atau spesifikasi tertentu dapat dibuat berdasarkan pesanan.
- Memudahkan perencanaan produksi. Penjual dapat memperkirakan kebutuhan bahan berdasarkan pesanan yang telah dikumpulkan.
Meski demikian, pre-order bukan berarti bebas risiko. Penjual harus mampu memberikan estimasi waktu yang realistis. Keterlambatan produksi atau pengiriman dapat memengaruhi kepercayaan pelanggan.
Kelebihan Ready Stock
Ready stock memiliki keunggulan utama dari sisi kecepatan pelayanan. Konsumen tidak perlu menunggu proses produksi atau periode pengumpulan pesanan apabila barang sudah tersedia.
Sistem ini dapat menjadi pilihan ketika pelanggan cenderung mengutamakan kecepatan pengiriman. Produk kebutuhan sehari-hari, makanan tertentu, aksesori, atau barang yang sering dibeli secara spontan dapat lebih sesuai menggunakan stok siap jual.
Keuntungan ready stock meliputi:
- Produk dapat segera dikirim setelah pembayaran dikonfirmasi.
- Pelanggan dapat mengetahui ketersediaan barang secara langsung.
- Pengalaman belanja menjadi lebih cepat dan sederhana.
- Penjual dapat memanfaatkan pembelian spontan dari konsumen.
- Promosi dapat dilakukan berdasarkan produk yang memang tersedia.
Kekurangannya terletak pada kebutuhan modal. Jika penjual menyediakan terlalu banyak barang, sebagian modal akan tertahan dalam bentuk persediaan.
Mana yang Lebih Aman untuk Bisnis Kecil Pemula?
Tidak ada satu sistem yang otomatis paling aman untuk semua bisnis. Tingkat keamanan bergantung pada jenis produk, modal, pola permintaan, kemampuan pemasok, dan karakter pelanggan.
Bagi pemula yang modalnya terbatas dan belum memiliki data penjualan, pre-order dapat membantu mengurangi risiko membeli stok dalam jumlah besar. Sistem tersebut juga berguna ketika produk membutuhkan proses produksi setelah pesanan diterima.
Sebaliknya, ready stock dapat dipertimbangkan apabila produk memiliki permintaan yang relatif konsisten dan pemasok mampu menyediakan barang secara cepat. Pemilik bisnis juga perlu memastikan perputaran stok cukup baik agar modal tidak terlalu lama tertahan.
Pertimbangkan Jenis Produk Sebelum Memilih Sistem
Jenis produk menjadi salah satu faktor utama dalam menentukan sistem penjualan.
Produk yang lebih cocok menggunakan pre-order biasanya memiliki karakter seperti:
- Dibuat berdasarkan permintaan pelanggan.
- Memerlukan proses produksi khusus.
- Memiliki banyak pilihan ukuran atau desain.
- Harga produksinya cukup tinggi.
- Tidak memiliki permintaan yang mudah diprediksi.
Sementara itu, ready stock dapat lebih praktis untuk produk yang:
- Sering dibeli pelanggan.
- Mudah disimpan.
- Memiliki masa simpan yang cukup panjang.
- Cepat diperoleh dari pemasok.
- Dibutuhkan konsumen dalam waktu singkat.
Pemilik bisnis sebaiknya tidak hanya melihat tren, tetapi juga menghitung kemampuan penyimpanan dan perputaran barang.
Sistem Hybrid Bisa Menjadi Pilihan
Bisnis kecil tidak harus memilih satu sistem secara mutlak. Sistem hybrid, yaitu menggabungkan pre-order dan ready stock, dapat digunakan ketika karakter produknya memungkinkan.
Contohnya, penjual pakaian dapat menyediakan beberapa ukuran dan warna yang paling sering dicari sebagai ready stock. Varian tertentu yang jarang dibeli dapat ditawarkan melalui pre-order.
Cara ini membantu penjual menyediakan produk populer tanpa harus menyimpan seluruh varian. Data penjualan juga dapat digunakan untuk menentukan produk mana yang layak ditingkatkan stoknya.
Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Menggunakan Pre-Order
Pre-order membutuhkan komunikasi yang jelas. Informasi mengenai batas pemesanan, harga, estimasi produksi, jadwal pengiriman, dan ketentuan pembatalan sebaiknya disampaikan sejak awal.
Penjual juga perlu berhati-hati ketika menentukan estimasi waktu. Jangan menjanjikan pengiriman terlalu cepat jika proses produksi bergantung pada pihak lain.
Selain itu, pencatatan pesanan harus dilakukan secara rapi. Kesalahan jumlah, ukuran, warna, atau alamat dapat menimbulkan masalah ketika pesanan mulai diproses.
Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Menyediakan Ready Stock
Ready stock membutuhkan pengelolaan persediaan yang lebih teratur. Penjual perlu mengetahui jumlah barang masuk, barang terjual, dan stok yang masih tersedia.
Pencatatan sederhana dapat membantu menentukan kapan harus melakukan pembelian ulang. Produk yang lambat terjual juga perlu dievaluasi agar tidak terus menyerap modal.
Strategi promosi dapat diarahkan pada barang yang stoknya masih banyak, sementara produk yang cepat habis perlu dipantau agar tidak kehilangan peluang penjualan.
Kemampuan Mengelola Bisnis Sama Pentingnya dengan Modal
Pemilihan pre-order atau ready stock pada akhirnya berkaitan erat dengan kemampuan mengelola bisnis. Pemula perlu memahami pencatatan keuangan, pemasaran, pelayanan pelanggan, pengelolaan persediaan, serta cara membaca kebutuhan pasar.
Pengetahuan tersebut dapat diperoleh melalui pengalaman langsung maupun pendidikan. Ma’soem University, sebagai salah satu kampus swasta, dapat menjadi salah satu pilihan pendidikan yang relevan bagi mahasiswa yang ingin mengembangkan pengetahuan akademik dan keterampilan yang berkaitan dengan dunia kerja maupun pengelolaan usaha.
Bagi mahasiswa yang tertarik pada bidang pendidikan, FKIP Ma’soem University memiliki dua program studi, yaitu Bimbingan dan Konseling (BK) serta Pendidikan Bahasa Inggris. Pengetahuan yang diperoleh selama kuliah juga dapat menjadi bekal untuk mengembangkan berbagai aktivitas produktif sesuai bidang dan minat masing-masing.
Catatan Penting Sebelum Menentukan Sistem Penjualan
Sebelum memutuskan menggunakan pre-order atau ready stock, pemilik bisnis kecil dapat mempertimbangkan beberapa pertanyaan berikut:
- Berapa modal yang tersedia untuk persediaan?
- Seberapa mudah produk diperoleh dari pemasok?
- Apakah permintaan pelanggan sudah dapat diperkirakan?
- Berapa lama waktu produksi dan pengiriman?
- Apakah pelanggan bersedia menunggu?
- Berapa lama produk dapat disimpan?
- Seberapa cepat stok biasanya terjual?
Jawaban dari pertanyaan tersebut dapat membantu menentukan sistem yang lebih sesuai. Untuk produk yang permintaannya belum pasti, pre-order dapat digunakan sebagai cara menguji pasar. Ketika penjualan sudah menunjukkan pola yang lebih stabil, sebagian produk dapat dialihkan menjadi ready stock agar pelayanan kepada pelanggan menjadi lebih cepat.
Informasi Ma’soem University:
No. WhatsApp: 085185634253
Instagram: @masoem_university
Web Pendaftaran: pmb.masoemuniversity.com
