Di tengah pesatnya perkembangan teknologi komunikasi dan informasi, komunikasi via surat menyurat dalam dunia bisnis masih memiliki peran yang cukup penting. Bentuk komunikasi bisnis melalui surat pada umumnya berkaitan dengan pengiriman pesan kepada atasan, pelanggan, supplier hingga mitra bisnis lain. Contohnya seperti surat undangan, surat konfirmasi hutang/piutang, surat penagihan, dan jenis surat lainnya.
Seperti yang diketahui, tujuan dari komunikasi bisnis diantaranya memberi informasi (seputar dunia usaha) kepada pihak lain, melakukan persuasi agar pesan tersampaikan dengan baik dan melakukan kolaborasi. Surat-menyurat pun menjadi bentuk komunikasi bisnis yang bisa digunakan untuk mencapai tujuan tersebut. Oleh karena itu, penting untuk menguasai penulisan surat yang profesional.
Dalam perihal surat-menyurat, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan terkait isi suratnya. Yang pertama, menggunakan bahasa formal yang mudah dipahami penerima surat. Yang kedua, menggunakan kepala surat yang resmi (menunjukkan instansi/perusahaan) yang mengirimkan surat. Yang ketiga, mencantumkan tanggal, nomor dan pokok surat diserta imbuhan tanda tangan dari atasan yang bersangkutan. Dan yang terakhir adalah ketika surat perlu dikirim keluar, perlu menyediakan kurir khusus, atau menggunakan jasa pengiriman pos serta Faximile. E-mail bisa menjadi pilihan tergantung bagaimana kultur perusahaan dan urgensi isi surat.
Lalu apa saja jenis komunikasi surat yang umum digunakan dalam komunikasi bisnis? Kami telah merangkum 5 jenis utama surat yang sering dijumpai oleh masyarakat dan dapat menjadi bahan belajar kalian nanti ketika memasuki dunia kerja. Mari simak bersama!
Permintaan Direct Request: Direct request atau permintaan langsung adalah bentuk permintaan barang dan jasa yang dilakukan dengan tatap muka (face to face). Kegiatan ini dapat dilakukan perorangan atau atas nama organisasi kepada pihak lain untuk mendapatkan informasi penting dengan menggunakan media komunikasi apapun, termasuk dengan surat. Dalam penyampaiannya, paling tidak dalam surat tersebut dibagi dalam 3 bagian yaitu:
- Pembukaan : dalam pembukaan sebaiknya ditulis secara gamblang tujuan khusus mengapa surat itu ditulis, agar si penerima surat langsung mengetahui maksud pesan. Tentunya menggunakan bahasa yang sopan dan diawali dengan perkenalan terlebih dahulu.
- Penjelaan rinci : Barulah kemudian maksud ke inti pesan, dimana kalian menjelaskan lebih rinci maksud isi yang sudah tertulis di pembukaan. Bila memiliki jumlah pertanyaan yang lebih dari satu, dapat menggunakan nomor secara berurutan sesuai prioritas.
- Penutup : Untuk mengakhiri surat, kalian bisa mencantumkan ucapan terima kasih sekaligus kepastian kapan permintaan bisa terpenuhi. Cantumkan beberapa informasi penting agar penerima surat bisa dengan mudah menghubungi balik seperti nomor telepon, jam kerja ataupun petugas yang bisa dihubungi.
Permintaan Informasi Rutin: Jenis surat ini mampu memberikan citra yang baik bagi suatu organisasi perusahaan karena informasi lebih terpercaya dengan model surat resmi. Umumnya informasi rutin berlaku dalam permintaan di dalam organisasi (berbentuk memo) dan permintaan keluar organisasi seperti surat informasi produk baru, katalog buku dan surat kerja sama.
Surat Pengaduan: Surat pengaduan diperuntukkan bagi siapapun yang merasa tidak puas terhadap suatu produk, jasa maupun kebijakan suatu perusahaan dan dilampirkan dalam sebuah surat yang berisi komplain tersebut. Tidak hanya isi pesan masalah yang dihadapi, tetapi juga perlu dilampirkan dokumen pendukung agar masalah tersebut bisa ditindak lanjuti seperti foto kopi resi pembelian dan bukti-bukti lain.
Surat Undangan / Pesanan / Reservasi: Seperti namanya, surat-surat ini umumnya mengandung informasi ajakan atau informasi pemesanan yang mana dapat menjadi tanda bukti dari layanan yang bisa didapatkan. Pastikan sumber pengirim surat adalah jelas dan dapat dihubungi kembali dan tulis dengan benar kode reservasi apabila itu surat reservasi.
Permintaan Kredit: Jenis surat ini umum digunakan oleh perusahaan kredit, dimana surat tersebut diperuntukkan kepada nasabah yang ingin memperoleh bantuan kredit dari perusahaan kredit tersebut. Nasabah akan diminta mengisi formulir dan dilanjutkan penyertaan bukti pendukung. Pihak perusahaan akan detail memeriksa data diri dan keuangan nasabah untuk menilai layak atau tidaknya mereka mendapatkan bantuan kredit.
Itulah 5 jenis surat yang termasuk dalam lingkup komunikasi bisnis. Perihal surat-surat merupakan salah satu cara yang bisa ditempuh dalam mencapai tujuan komunikasi bisnis, yaitu pemberian informasi, pesan yang persuasif maupun membantu terjadinya kolaborasi. Bagi kalian yang ingin terjun ke dunia bisnis, maka kalian perlu memahami bagaimana komunikasi dalam bisnis bekerja. Tapi tenang saja, kalian bisa mendapatkannya di dunia perkuliahan, seperti jurusan Manajemen Bisnis Syariah S1 di Ma’soem University.
Kuliah di jurusan Manajemen Bisnis Syariah Ma’soem University Bandung ini dapat memberikan kalian pengetahuan dunia binsis dan ilmu ekonomi syariah yang ternyata saling mendukung satu sama lain. Jadi diharapkan bagi para lulusan tersebut mampu menjadi mahasiswa unggulan yang tidak hanya berorientasi pada karir kerja, tetapi juga Akhirat. Didukung oleh tenaga pengajar yang kompeten di bidangnya serta uang kuliah yang ekonomis (beserta pilihan beasiswa menarik), kuliah di Ma’soem University bisa menjadi pilihan yang tepat untuk kalian.
