Ingin Membuat Event di Kampus? Ikuti Tipsnya Agar Event mu Sukses

Kita tentu sering menjumpai acara-acara kampus yang diadakan oleh mahasiswa. Baik itu acara seminar, pelatihan, talkshow, hingga acara musik. Persiapan yang matang tentu menjadi kunci utama suksesnya suatu event. Nah, apa saja persiapan yang mesti dilakukan agar acaramu tidak sepi dan diminati banyak penonton. Simak tips berikut ini:

Tentukan Tema dan Konsep Acara

Persiapan dalam penyelenggaraan sebuah event yang pertama adalah menentukan tema atau konsep event yang akan digelar. Contohnya, event konser musik, datangkan musisi atau artis yang digandrungi kalangan mahasiswa di kampus anda. Sesuaikan pengisi acara dengan minat audience. Supaya acara yang dibuat diminati penonton. Selain itu, buatlah konsep acara yang matang, misalnya dengan memperhatikan tema, setting panggung atau tempat acara, hingga apa saja yang akan dihadirkan di acara tersebut.

Lakukan “brainstorming” untuk menentukan tema, konsep dan berbagi ide bersama tim. Lalu kumpulkan hasil ide-ide tersebut dengan voting pilihan terbanyak yang disepakati tim.

Tentukan Tim Dan Pembagian Tugas Yang Jelas

Selanjutnya jika tema dan konsep sudah siap, tentukan pembagian tugas kepada setiap panitia acara yang sudah terbentuk. Membagi panitia dan beberapa divisi dengan job desc yang jelas, agar setiap anggota tim memahami tugas dan tanggung jawab masing-masing. Pilihlah job desc kepada orang yang tepat dan sesuai dengan kapasitasnya, agar tidak ada kebingungan dalam melakukan tugas yang diberikan.

 Buat Timeline Schedule dan Pertemuan Intens

Buatlah timeline schedule yang berisikan kegiatan apa saja yang akan dilakukan selama proses persiapan hingga hari H tiba setiap hari dan tanggalnya. Buat checklist apa saja yang sudah dilakukan atau yang belum terlaksana, agar kegiatan berjalan sesuai rencana. Tulis juga jadwal pertemuan dengan tim.

Selanjutnya lakukan pertemuan secara intens selama masa persiapan. Mulai dari mematangkan konsep acara, menanyakan progress kerja tim dan mendekatkan anggota tim sehingga lebih solid. Komunikasi yang baik dengan tim yang solid sangat menentukan keberhasil sebuah acara. Lakukan pertemuan di tempat yang nyaman dan penuh inspirasi, sehingga bisa mendatangkan ide kreatif bagi tim.

Tentukan Anggaran dan  Daftar Sponsorhip

Hal penting yang menentukan sebuah event bisa berjalan dengan baik adalah tersedianya anggaran. Untuk itu, buatlah daftar apa saja yang akan dibutuhkan acara. Mulai dari perlengkapan yang harus dibeli, sewa tempat, akomodasi, konsumsi, penyewaan property, dekorasi sampai hal lainnya yang mendukung konsep serta tema acara.

Setelah semua kebutuhan terdaftar, buatlah budgeting atau anggaran dana untuk mengetahui berapa biaya operasional yang dibutuhkan untuk menyelenggarakan acara.

Pilihlah calon sponsor yang memiiki target audiens yang serupa dengan target pengunjung acara anda, atau yang sesuai dengan tema kegiatan, industry yang anda sasar atau yang memberikan manfaat kepada calon sponsor.

Biasanya ada bantuan dana ataupun bantuan dalam bentuk lainnya dengan ketentuan promosi sebagai timbal balik. Untuk itu, buatlah proposal semenarik mungkin dengan tampilan yang kreatif dan sederhana tapi mudah dipahami.

Buatlah paket sponsorship yang berisikan imbalan apa saja yang akan diterima calon sponsor apabila tertarik untuk mendanai acara. Buat langsung kategori harga paket yang kalian sesuaikan dengan kebutuhan budget acara. Cantumkan pula apa yang akan didapat sponsor seperti logo pada spanduk, brosur, tersedianya booth di lokasi acara dan sebagainya.

Buat Rundown Jauh-jauh Hari

Banyak yang membuat rundown acara mendekati hari H, hal ini justru akan membuat persiapan kurang matang dan acara berantakan. Membuat rundown dari jauh-jauh hari dapat membantu anggota tim memahami alur keseluruhan acara. Selain itu, tim juga lebih paham dengan arah acara yang akan digelar dengan persiapan yang lebih matang.

Persiapkan Plan A dan Plan B

Kita hanya bisa merencanakan, tapi Allah lah yang menentukan. Sematang apapun acara yang sudah dipersiapkan, harus juga mempersiapkan hal buruk yang sewaktu-waktu bisa terjadi. Misalnya lokasi tempat acaramu tiba-tiba ditutup oleh pemda setempat karena ada acara dadakan. Maka untuk mengatasinya kamu harus membuat plan B.

Plan B contohnya, jika hendak melaksanakan acara di lapangan sepakbola, namun akhirnya dibatalkan secara sepihak oleh pengelola tempat karena ada acara dadakan, maka buatlah Plan B dengan menyiapkan lokasi kedua yang bisa digunakan dadakan. Atau mengganti waktu acara ke hari lain. Intinya Plan B tetap harus dibuat dan lakukan pula kesepakatan bersama sponsor mengenai tanggung jawab bersama jika sewaktu-waktu plan B yang harus dilaksanakan.

Konsep acara yang bagus dan matang tentunya tidak lepas dari tim yang solid dan kompak saling membantu. Sehingga, utamakanlah kerjasama tim yang menjadi elemen penting dalam menentukan kesuksesan sebuah acara. Gimana? Sudah memiliki konsep untuk membuat event di kampusmu?