Dalam komunikasi bisnis, Komunikasi di tempat kerja dapat melalui berbagai cara, baik itu komunikasi lisan maupun komunikasi tertulis. Menyapa rekan kerja, berdiskusi dalam rapat dan menghadap pada atasan adalah contoh dari komunikasi lisan. Sedangkan dalam komunikasi tertulis, Email atau surel menjadi sarana yang umum digunakan. Namun, kadang kita tidak mengetahui bagaimana menulis email yang baik dan benar.
Padahal sama seperti berkomunikasi melalui lisan, menulis dan mengirimkan email ada sopan santun yang perlu kalian pahami agar komunikasi berjalan lebih efektif. Oleh karena itu, kami telah merangkum topik etika dalam mengirim email yang baik dan benar.
- Isi Judul Email dengan Spesifik: Pastikan apa yang kalian tulis dalam judul email adalah inti dari isi email. Pasalnya, judul email adalah hal pertama yang akan dibaca oleh penerima ketika membuka halaman email. Jadi kalian pasti tidak ingin kan email yang kalian kirim akan dihapus karena punya judul yang tidak jelas?
- Menggunakan Alamat Email yang Profesional: Sebagai representasi dari tempat perusahaan atau bisnis kita bekerja, sudah seharusnya kita menggunakan atribut tempat kerja tersebut, termasuk alamat email. Misalnya, membuat alamat email dengan nama yang jelas dengan ekstensi nama perusahaan resmi seperti ‘Budiprambanan@icloud.com’
- Menulis Salam Pembuka di Awal Email: Tidak hanya berlaku ketika bertemu saja, tetapi dalam mengirim email juga perlu menyampaikan salam pembuka. Hindari untuk menggunakan pilihan kata yang kurang formal seperti “Bro/Sis” dan gunakan sapaan formal agar terlihat lebih profesional. Jangan pula untuk menyingkat nama seseorang kecuali kalian sudah mendapat izin sebelumnya.
- Teliti Menggunakan Tanda Baca: Penggunakan tanda baca yang tepat saat menulis email membuat isi pesan lebih enak dibaca dan terlihat profesional. Untuk itu pastikan kalian untuk lebih teliti dalam menuliskan setiap kalimat dalam email.
- Pergunakan Kata-Kata Sesuai Kaidah Bahasa: Setiap bahasa memiliki aturan penulisan yang sudah baku untuk ditiru. Oleh karena itu, pemilihan kata-kata yang sesuai dengan kaidah bahasa sebaiknya untuk mulai diterapkan sejak awal penulisan email. Hal ini juga demi meminimalisir kesalapahaman antara kalian sebagai representasi perusahaan atau bisnis dan penerima email.
- Jelaskan Tujuan Dengan Baik di Body Email: Kalau tadi judul email mewakili isi pesan yang ingin disampaikan, maka sepatutnya isi email mampu menjelaskan judul yang tertulis. Isi email dapat memuat penjelasan rinci informasi yang ingin disampaikan. Sebaiknya hindari untuk menggunakan kalimat jargon ataupun singkatan aneh di dalam email.
- Cantumkan Digital Signature (tanda tangan elektronik): Biasanya bila membuat sebuah surat resmi, terdapat kolom tanda tangan sebagai bukti surat tersebut benar adanya. Hal ini juga berlaku dalam email, hanya saja tanda tangan tersebut berbentuk digital atau disebut digital signature. Signature ini umumnya berisi nama dan data pribadi seperti alamat kantor, email dan/atau nomor telepon.
- Koreksi Kembali Sebelum Dikirim: Ini adalah bentuk kehati-hatian agar sebelum menekan tombol ‘kirim’, isi email sudah benar secara penulisan dan jelas dalam penyampaian nya. Meski tampak sepele, tetapi sudah sepantasnya untuk memberikan impresi yang baik di awal, dalam hal ini email yang dikirimkan.
Itulah etika yang sekaligus tips dalam mengirim email dengan baik dan benar. Mengirim email menjadi pilihan komunikasi yang krusial di dunia kerja, dan topik ini sampai masuk dalam materi komunikasi bisnis. Tertarik untuk melatih keterampilan dalam komunikasi bisnis untuk mempersiapkan diri di dunia kerja atau dalam membangun bisnis? Ma’soem University telah menyiapkan jurusan Manajemen Bisnis Syariah S1 yang cocok untuk kebutuhan kalian.
Kuliah di Manajemen Bisnis Syariah ini akan memadukan ilmu manjaerial bisnis dan ilmu Syariah untuk memenuhi kebutuhan industri Syariah yang sedang bertumbuh pesat. Para mahasiswa diharapkan mampu membuat business plan sendiri dan menjadi seorang enterpreneur, ataupun profesi lainnya yang membutuhkan skill kompetensi yang sesuai seperti manajerial di perusahaan.
