Pentingnya Sistem Pengelolaan Proses Bisnis

Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang saling terhubung sehingga memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan. Dalam hal ini dapat diartikan bahwa sistem pengelolaan proses bisnis adalah penggabungan / pemfungsian elemen yang saling terhubung untuk memudahkan suatu bisnis organisasi meningkatkan efektivitas dan efisiensi melalui pembangunan otomatisasi proses yang mencakup pengaturan tanggung jawab, wewenang, peran dan tugas untuk menjalankan tujuan bisnis itu sendiri.

Contohnya; dalam suatu bisnis clothing distro pastinya memiliki sistem untuk mengelola bisnis tersebut. misalnya saja pembagian karyawan sesuai dengan pekerjaan yang menjadi tugasnya, seperti karyawan yang bertugas membuat desain, mensablon desain atau karyawan bagian promosi dan kasir. Masing – masing karyawan tersebut memiliki tanggung jawab dan tugas yang berbeda namun semuanya menjadi satu kesatuan yang terhubung untuk mencapai tujuan bisnis distro tersebut.

Intinya agar sistem pengelolaan proses bisnis berjalan dengan baik maka harus terintergrasi sistem informasinya , bisa juga di misalkan dalam administrasi keuangan dalam suatu apotik itu ada input yaitu datanya dari calon pembeli dan outputnya adalah laporan keuangannya .

Pemodelan Proses Bisnis

Pemodelan proses bisnis atau Business Process Modelling (BPM) adalah diagram umum yang mewakili urutan  kegiatan. Biasanya menunjukkan peristiwa, tindakan dan hubungan atau titik-titik  koneksi, secara berurutan dari ujung ke ujung. Pemodelan proses bisnis secara implisit berfokus pada proses, tindakan dan kegiatan.  Sumber daya yang digambarkan dalam BPM menunjukkan bagaimana mereka akan diproses. Orang (tim, departemen, dll) yang digambarkan dalam BPM menunjukkan hal apa yang mereka lakukan, untuk  apa,  dan biasanya kapan dan untuk alasan apa, terutama ketika berbagai kemungkinan  atau  pilihan muncul, seperti pada diagram alir.

Siklus Proses Bisnis

1)  Persiapan; kegunaan tahap ini adalah untuk memobilisasi dan mengorganisir SDM yang akan melakukan Reengineering. Seperti contohnya:

• Apa yang menjadi tujuan dan harapan eksekutif? Apa komitmen level mereka pada kegiatan ini?
• Apa yang menjadi tujuan dari bisnis ini?
• Siapa yang seharusnya ada dalam tim? Kemampuan apa yang harus ada?

2)  Identifikasi; kegunaan dari tahap ini adalah untuk mengembangkan dan memahami model proses dari bisnis. Seperti contohnya :

• Apa yang menjadi bisnis proses utama organisasi?
• Bagaimana proses-proses tersebut berinteraksi dengan pelanggan dan pensuplai?
• Apa yang menjadi strategi?

3)  Penyusunan visi; kegunaan dari tahap ini adalah untuk membangun visi dan tujuan dari kinerja yang dihasilkan. Seperti contohnya :

• Bagaimana sumber daya, informasi, dan alur kerja melalui proses-proses dalam organisasi?
• Bagaimana perusahaan lainnya menangani kompleksitas prosesnya?
• Apa ukuran yang seharusnya kita gunakan untuk melakukan komparasi kinerja terbaik kita di perusahaan?

4). Desain

a. Desain Teknis; kegunaan dari tahap ini adalah untuk menghasilkan sebuah rancangan proses yang mampu mengakselerasikan pencapaian Visi dari perusahaan bisnis. Seperti contohnya:

• Sumber daya teknis dan teknologi apa yang kita perlukan?
• Bagaimana sumber daya dan teknologi tersebut dapat diupayakan?

b. Desain Sosial; kegunaan dari tahap ini adalah menspesifikasikan dimensi sosial dari proses yang baru. Seperti contonya:

• Teknik dan sumber daya manusia seperti apa yang perlu di re-Engineer?  
• Aktivitas apa yang menjadi tanggungjawab tim reengineering?
• Apa target dan ukuran yang harus dibuat?
• Program pelatihan apa yang diperlukan?

c.Transformasi; kegunaan dari tahap ini untuk mengimplementasikan desain proses yang dihasilkan dari Desain Teknis & Desain Sosial.

• Kapan kita memonitor proses? Bagaimana kita mengetahui apakah kita dalam track/jalur atau tidak?
• Mekanisme apa yang harus kita kembangkan untuk menyelesaikan permasalahan yang saat ini belum terpikirkan?
• Bagaimana kita melanjutkan momentum dari perubahan yang terjadi?
• Teknik apa yang harus kita gunakan untuk menyempurnakan organisasi?